Configurer les rappels automatiques

Les rappels automatiques se configurent dans Paramètres > Rappels. Soma permet d'activer un premier et un deuxième rappel, chacun avec son propre délai d'envoi avant le rendez-vous.

Les délais proposés couvrent les usages courants : 24 heures, 48 heures, 72 heures ou 1 semaine avant le rendez-vous. Par défaut, le premier rappel est prévu 48 heures avant et le deuxième 24 heures avant.

1. Ouvrez Paramètres > Rappels.
2. Activez les rappels souhaités, puis choisissez leur délai d'envoi.
3. Choisissez si chaque rappel doit inclure les boutons Reprogrammer et Annuler.
4. Enregistrez la configuration.

Lorsqu'un rendez-vous est créé, Soma planifie les rappels actifs selon les délais configurés. Si le rendez-vous est déplacé, les rappels sont replanifiés; s'il est annulé, marqué absent ou complété avant l'envoi, le rappel n'est pas envoyé.

Un rappel est envoyé seulement si le client possède une adresse courriel. Une fois envoyé, il n'est pas renvoyé une deuxième fois pour le même numéro de rappel.

Le courriel de rappel reprend les informations du rendez-vous : date, heure, praticien, service et salle. Pour une téléconsultation, il peut aussi inclure le lien de salle virtuelle.

Le lien de confirmation est inclus tant que le client n'a pas encore confirmé sa présence.

Les boutons Reprogrammer et Annuler dépendent à la fois des paramètres de rappels et des règles du service. Le délai limite d'annulation ou de report vient des paramètres de réservation en ligne.

1. Activez ou désactivez les boutons d'annulation et de report pour chaque rappel.
2. Vérifiez aussi les règles du service si un lien ne doit pas être proposé pour certains types de rendez-vous.

La page Rappels affiche un aperçu du courriel avec les informations de la clinique et les liens configurés. Les rappels récents permettent ensuite de suivre les envois, les destinataires et les statuts.

1. Ouvrez l'aperçu du courriel de rappel.
2. Consultez Rappels récents pour voir la date d'envoi, le client, le rendez-vous, le numéro du rappel, le destinataire et le statut.