Conditions d'abonnement et d'utilisation

« Soma » ou « Service » désigne la plateforme SaaS Soma, ses fonctions, interfaces, applications web, documentation et services connexes.

« Client » désigne la clinique, le groupe de cliniques, le professionnel ou l'organisation qui souscrit le Service. « Utilisateur autorisé » désigne une personne à qui le Client attribue un compte. « Personne suivie » désigne un patient, client ou autre personne dont les renseignements sont gérés par le Client.

« Données du Client » désigne les renseignements, fichiers, dossiers, notes, formulaires, configurations et autres contenus transmis au Service par le Client, ses utilisateurs ou les personnes utilisant ses parcours publics. « Offre » désigne la page de souscription, le bon de commande ou toute entente écrite précisant le forfait, les frais ou des conditions particulières.

Sous réserve du paiement des frais applicables et du respect de l'entente, Soma accorde au Client, pendant la durée de son abonnement, un droit limité, non exclusif, non transférable et révocable d'accéder au Service pour ses activités internes de gestion clinique.

L'Offre, les présentes conditions, la Politique de confidentialité et la Politique de cookies forment l'entente. En cas de contradiction, une Offre signée ou expressément acceptée prévaut pour les éléments commerciaux qu'elle traite, puis les présentes conditions s'appliquent.

Le Client qui refuse ces conditions ne doit pas créer de compte, souscrire ou continuer à utiliser le Service.

Le Service donne accès, selon le forfait et la configuration choisis, à une plateforme de gestion de clinique : agenda, dossiers clients, reservation en ligne, rappels, facturation et notes cliniques, ainsi qu'aux fonctions connexes rendues disponibles par Soma.

Le Client administre ses cliniques, ses utilisateurs, leurs rôles et leurs permissions. Les comptes sont personnels et ne peuvent être partagés. Le Client répond des actes de ses utilisateurs autorisés et doit retirer rapidement l'accès d'une personne qui n'est plus autorisée.

Une fonctionnalité nouvelle, une intégration, un module bêta ou une capacité additionnelle peut faire l'objet de frais ou de conditions particulières communiqués avant son activation.

Le Client et ses utilisateurs doivent fournir des informations exactes, maintenir leurs coordonnées à jour, protéger leurs identifiants et utiliser des appareils et réseaux raisonnablement sécurisés.

Toute perte d'identifiant, compromission, utilisation non autorisée ou vulnérabilité soupçonnée doit être signalée sans délai à contact@heysoma.ca. Soma peut imposer une réinitialisation, révoquer une session ou suspendre un accès afin de protéger le Service et les données.

Le Client est responsable de ses Données, de leur exactitude, des appareils et systèmes qu'il utilise, de ses politiques internes, de la configuration des accès et du respect des lois, normes professionnelles et règles de conservation qui s'appliquent à ses activités.

Le Client doit disposer d'un fondement juridique valide pour recueillir et traiter les renseignements des Personnes suivies, leur fournir les avis requis, obtenir les consentements nécessaires et s'assurer que seules les personnes ayant un besoin légitime accèdent aux dossiers.

Le Client ne doit pas demander à Soma d'agir de manière illégale ni transmettre des données qu'il n'est pas autorisé à traiter. Il demeure responsable des soins, avis, factures, communications et décisions faits à partir du Service.

Il est interdit de contourner les contrôles d'accès ou limites du forfait; partager ou revendre le Service sans autorisation; copier, désassembler ou tenter d'obtenir son code source; effectuer une extraction massive ou un test de sécurité non autorisé; introduire un code malveillant; perturber le Service; usurper une identité; enfreindre les droits d'un tiers; ou utiliser le Service à des fins frauduleuses, discriminatoires ou illégales.

Il est également interdit d'utiliser le Service ou ses résultats pour créer un produit concurrent par extraction systématique, ou de sonder les données d'un autre Client. Les tests de sécurité autorisés doivent faire l'objet d'un accord écrit préalable.

Le Client conserve ses droits sur les Données du Client. Il accorde à Soma et à ses sous-traitants une autorisation limitée de les héberger, reproduire techniquement, traiter, sauvegarder et transmettre uniquement pour fournir, sécuriser et soutenir le Service, respecter la loi et exécuter l'entente.

Soma traite comme confidentielles les Données du Client et les informations commerciales non publiques reçues dans le cadre de l'entente. Cette obligation ne couvre pas l'information devenue publique sans violation, déjà connue légitimement, reçue licitement d'un tiers ou développée indépendamment.

Soma peut utiliser des données agrégées ou dépersonnalisées qui ne permettent raisonnablement plus d'identifier le Client ou une personne pour mesurer, sécuriser et améliorer le Service.

Lorsque Soma traite les dossiers d'une clinique, le Client demeure responsable des renseignements et Soma agit comme fournisseur technologique selon les instructions documentées du Client. Les rôles, mesures, fournisseurs, transferts et droits sont détaillés dans la Politique de confidentialité.

Le Client autorise Soma à recourir aux sous-traitants raisonnablement nécessaires au Service, sous réserve d'obligations appropriées de confidentialité et de sécurité.

Le Service peut dépendre ou permettre l'intégration de services tiers, notamment pour l'hébergement, l'authentification, les courriels, les paiements ou la visioconférence. Soma n'est pas responsable d'un service tiers choisi, administré ou configuré directement par le Client.

Une intégration peut nécessiter un compte distinct et être régie par les conditions du fournisseur. Le Client autorise les échanges de données qu'il déclenche par son activation.

Les frais, unités facturées, taxes, cycle de facturation et durée applicables sont ceux indiqués dans l'Offre au moment de la souscription. Sauf indication contraire, les montants sont en dollars canadiens et les taxes applicables s'ajoutent.

Un abonnement récurrent se renouvelle selon le cycle annoncé jusqu'à son annulation conformément aux modalités affichées lors de la souscription. Une modification de prix ne s'applique qu'après l'avis requis et, normalement, à un cycle ultérieur. En cas d'échec de paiement, Soma peut limiter ou suspendre le Service après les tentatives et avis appropriés.

Un essai est soumis aux limites et à la durée annoncées. À son expiration, l'accès peut être verrouillé et les données peuvent être supprimées après le court délai communiqué au Client, à moins qu'un abonnement admissible soit activé.

Soma fournit des efforts commercialement raisonnables pour exploiter, maintenir et sécuriser le Service. Une maintenance planifiée ou urgente, une mise à jour, un incident ou un fournisseur tiers peut occasionner une interruption.

Soma peut faire évoluer le Service, corriger des erreurs et retirer une fonction devenue risquée, illégale ou dépendante d'un tiers. Soma évitera de réduire de façon importante les fonctions essentielles d'un abonnement en cours sans motif raisonnable ou solution appropriée.

Aucun engagement de disponibilité ou délai de soutien particulier ne s'applique à moins d'être prévu dans une Offre ou une entente de niveau de service distincte.

Soma peut suspendre tout ou partie du Service en cas de non-paiement, violation importante, activité illégale ou frauduleuse, risque pour la sécurité, atteinte à un tiers ou utilisation susceptible de compromettre le Service. Lorsque raisonnablement possible, le Client est avisé et peut corriger la situation.

Le Client peut annuler selon l'Offre et les outils de gestion de son abonnement. La résiliation ne libère pas des frais déjà exigibles et ne donne lieu à un remboursement que si l'Offre, la loi ou un accord écrit le prévoit.

Avant la fin de l'accès, le Client est responsable d'exporter les données au moyen des outils disponibles ou de communiquer avec Soma. Après la période de sortie ou de conservation applicable, Soma peut supprimer les Données du Client, sous réserve des obligations légales et des copies de sauvegarde suivant leur cycle normal.

Soma, son code, ses interfaces, marques, modèles, documentation et améliorations appartiennent à Soma ou à ses concédants. Aucun droit n'est accordé sauf le droit d'utilisation limité prévu aux présentes.

Le Client peut transmettre des suggestions. Il autorise Soma à les utiliser sans restriction ni obligation de rémunération, pourvu qu'elles n'incluent pas de Données du Client ou d'informations confidentielles identifiables.

Dans la mesure permise par la loi, le Service est fourni « tel quel » et « selon disponibilité ». Soma ne garantit pas qu'il répondra à toutes les exigences propres au Client, qu'il sera ininterrompu ou exempt d'erreur, ni que les résultats automatisés seront exacts.

Le Service est un outil administratif et clinique de soutien. Le Client et ses professionnels demeurent seuls responsables de leurs actes, décisions, dossiers, délais réglementaires, communications aux patients et obligations de pratique.

Dans les limites permises par la loi, aucune partie n'est responsable envers l'autre des dommages indirects, spéciaux, punitifs ou consécutifs, ni des pertes de profits, revenus, clientèle ou occasions, même si elle a été informée de leur possibilité.

Sous réserve des responsabilités qui ne peuvent être limitées par la loi, la responsabilité totale de Soma découlant de l'entente est limitée aux frais payés ou payables par le Client pour le Service pendant les douze mois précédant l'événement à l'origine de la réclamation.

Ces limites ne réduisent pas l'obligation du Client de payer les frais, sa responsabilité pour une utilisation illégale, une atteinte à la propriété intellectuelle, une violation de la confidentialité ou une faute intentionnelle.

Aucune partie n'est responsable d'un retard ou manquement causé par un événement raisonnablement hors de son contrôle, notamment une panne majeure de réseau ou de fournisseur, une catastrophe, un conflit de travail, une mesure gouvernementale, une cyberattaque généralisée ou un cas de force majeure, à l'exception des obligations de paiement déjà exigibles.

Soma peut modifier ces conditions pour tenir compte d'une évolution légale, technique ou commerciale. Une modification substantielle est communiquée par un moyen approprié avant son entrée en vigueur. Si le Client refuse une modification qui réduit substantiellement ses droits, il peut cesser le renouvellement selon les modalités de son Offre.

L'entente est régie par les lois de la province de Quebec et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent, sans égard aux règles de conflit de lois.

Les parties tenteront d'abord de résoudre tout différend de bonne foi. À défaut, et sous réserve d'une règle impérative, les tribunaux compétents de la province de Quebec ont compétence exclusive.

Le défaut d'exercer un droit ne constitue pas une renonciation. Si une disposition est invalide, les autres demeurent en vigueur. Le Client ne peut céder l'entente sans consentement écrit, sauf dans le cadre d'une réorganisation qui n'affecte pas les obligations. Les dispositions qui, par leur nature, doivent survivre à la fin de l'entente continuent de s'appliquer.

La version française prévaut en cas de divergence avec une traduction.

Pour toute question contractuelle, demande de soutien ou notification, écrivez à contact@heysoma.ca.