Politique de confidentialité

Pour les renseignements liés au site, à la création de compte, à l'abonnement, au soutien et à la sécurité de la plateforme, Soma détermine les moyens et finalités du traitement et agit comme responsable de ces renseignements.

Pour les dossiers de patients ou clients, rendez-vous, formulaires, notes cliniques, documents et données de facturation versés par une clinique, la clinique détermine les finalités du traitement. Soma agit comme fournisseur technologique et traite ces renseignements selon les instructions du client et le contrat applicable.

Renseignements sur les clients et utilisateurs autorisés : nom, coordonnées professionnelles, rôle, profession, clinique d'appartenance, identifiants de compte, préférences, communications de soutien et renseignements nécessaires à l'abonnement.

Renseignements gérés pour les cliniques : identité et coordonnées de leurs patients ou clients, informations de rendez-vous, motifs de consultation, formulaires d'admission, consentements, notes cliniques, documents, factures, paiements enregistrés et autres renseignements fournis par la clinique. Ces données peuvent comprendre des renseignements de santé sensibles.

Renseignements de paiement : statut de l'abonnement, montants, identifiants de transaction et renseignements de facturation. Les données complètes de carte sont traitées par le fournisseur de paiement et ne sont pas conservées par Soma.

Renseignements techniques et de sécurité : adresse IP, agent utilisateur, dates de connexion, journaux d'accès et d'audit, événements de sécurité, identifiants de session, appareil ou navigateur et données nécessaires au diagnostic du service.

Nous recevons des renseignements directement des visiteurs, des titulaires de compte et des utilisateurs autorisés; des cliniques qui configurent et utilisent la plateforme; des patients ou clients qui utilisent une page de réservation, un formulaire ou un lien sécurisé; et des fournisseurs autorisés de paiement, d'authentification ou d'intégration.

Une clinique doit s'assurer qu'elle est autorisée à nous confier les renseignements qu'elle saisit, importe ou fait recueillir au moyen de Soma.

Nous traitons les renseignements pour fournir, sécuriser, maintenir et améliorer le service; créer et administrer les comptes; isoler les données de chaque clinique; gérer les rendez-vous, communications, documents, notes et fonctions demandées; traiter les abonnements et paiements; répondre au soutien; prévenir la fraude et les accès non autorisés; établir des journaux d'audit; respecter nos obligations légales; et faire valoir nos droits.

Nous pouvons produire des statistiques agrégées ou dépersonnalisées qui ne permettent raisonnablement plus d'identifier une personne, notamment pour comprendre la fiabilité et l'utilisation du service.

Nous nous appuyons, selon le contexte, sur le consentement valide de la personne, la fourniture du service demandé, l'exécution d'un contrat, une obligation légale ou une autre autorisation prévue par la loi.

Le consentement peut être retiré, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. Un retrait peut empêcher Soma ou la clinique de continuer à fournir certaines fonctions.

Soma ne vend ni ne loue de renseignements personnels et ne les utilise pas pour de la publicité comportementale.

L'accès est limité aux utilisateurs autorisés par la clinique et aux personnes qui en ont besoin pour exploiter, sécuriser ou soutenir le service. Les rôles et permissions configurés par le client déterminent les dossiers accessibles dans son organisation.

Nous pouvons communiquer les renseignements à des fournisseurs liés par des obligations de confidentialité et de sécurité : infrastructure et stockage AWS; authentification et services temps réel Supabase; envoi de courriels; prévention des abus; paiement; visioconférence; soutien technique; et, si le client l'active, fournisseur d'intelligence artificielle choisi ou configuré.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsqu'une loi, une ordonnance valide ou la protection des droits et de la sécurité l'exige, ou dans le cadre d'une réorganisation d'entreprise assortie de protections appropriées.

La clinique est responsable d'informer les personnes concernées, d'obtenir les consentements requis, de limiter les accès de son personnel, de tenir ses renseignements à jour, de respecter ses obligations professionnelles et de traiter les demandes concernant les dossiers qu'elle contrôle.

Lorsqu'une demande vise un dossier détenu pour une clinique, Soma peut diriger la personne vers cette clinique ou l'assister conformément aux instructions contractuelles du client.

L'infrastructure principale du service et le stockage des documents sont hébergés chez Amazon Web Services dans la région Canada (Centre), située à Montréal, Canada.

Certains fournisseurs spécialisés peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada. Avant une telle communication, nous évaluons les facteurs pertinents et mettons en place les mesures contractuelles, techniques et organisationnelles appropriées. Les renseignements peuvent alors être assujettis aux lois du territoire concerné.

Nous conservons les renseignements seulement pendant la période nécessaire aux finalités décrites, à la durée du service fourni au client et aux obligations légales, fiscales, professionnelles, de sécurité ou de règlement des différends applicables.

La durée varie selon la nature des données : les comptes et données de clinique suivent le contrat et les choix du client; les renseignements de facturation et certains journaux sont conservés selon les délais légaux ou de sécurité; les copies de sauvegarde sont supprimées ou écrasées suivant les cycles techniques applicables.

Les données d'un essai gratuit peuvent être supprimées rapidement après son expiration, conformément aux avis affichés ou transmis. Lorsqu'une conservation n'est plus requise, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou dépersonnalisés.

Nous appliquons des mesures proportionnées à la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement en transit, le chiffrement du stockage applicable, des contrôles d'accès par rôle, l'authentification, l'isolation logique des cliniques, la journalisation, des sauvegardes, la gestion des secrets et des procédures de réponse aux incidents.

Les utilisateurs doivent protéger leurs identifiants, utiliser des appareils sécurisés et signaler sans délai toute activité suspecte. Malgré ces mesures, aucun système n'élimine entièrement les risques.

Nous évaluons les incidents dont nous prenons connaissance, prenons des mesures pour réduire les risques et avisons le client, les personnes concernées et les autorités compétentes lorsque la loi l'exige. Nous tenons le registre requis des incidents de confidentialité.

Selon la loi et le contexte, une personne peut demander l'accès à ses renseignements, leur rectification, le retrait de son consentement, la cessation de leur diffusion, leur désindexation, leur portabilité dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou obtenir des précisions sur leur utilisation et leur communication.

Une demande concernant Soma peut être envoyée à contact@heysoma.ca. Nous pouvons vérifier l'identité et demander les renseignements nécessaires pour traiter la demande. Une décision motivée sera communiquée dans le délai prévu par la loi. Une plainte peut aussi être adressée à la Commission d'accès à l'information du Québec ou à l'autorité compétente.

La plateforme professionnelle n'est pas destinée à la création autonome d'un compte par un mineur. Une clinique peut toutefois gérer le dossier d'un mineur lorsqu'elle dispose de l'autorité ou du consentement requis et applique les règles particulières pertinentes.

Soma utilise des cookies strictement nécessaires et des mécanismes de stockage navigateur pour l'authentification, la réservation et les préférences d'interface. La liste détaillée et les durées applicables figurent dans la Politique de cookies.

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter nos pratiques ou les exigences légales. Un changement important sera porté à l'attention des personnes concernées par un moyen approprié. La date en tête de page indique la version en vigueur.

Pour toute question, demande ou plainte relative à la vie privée, écrivez à contact@heysoma.ca.