Créer et gérer les dossiers clients

Un dossier client regroupe l'identité, les coordonnées, les informations administratives et, au besoin, les champs personnalisés de la clinique. Le prénom et le nom sont requis; les autres informations peuvent être complétées immédiatement ou plus tard depuis l'aperçu du dossier.

1. Depuis Clients, cliquez sur Nouveau client.
2. Renseignez l'identité, puis passez à l'étape Contact & urgence.
3. Ajoutez les coordonnées, le contact d'urgence, le professionnel référant, les notes administratives ou les champs personnalisés utiles.
4. Cliquez sur Créer le dossier client. Soma ouvre automatiquement le nouveau dossier.

Les informations principales se modifient depuis l'onglet Aperçu du dossier. Cette zone contient l'identité, les coordonnées, le contact d'urgence, les informations administratives, le consentement et la date de création du dossier.

1. Ouvrez Clients, puis recherchez le dossier par nom, prénom, téléphone ou autre information disponible.
2. Dans l'onglet Aperçu, cliquez sur Modifier.
3. Ajustez les champs nécessaires, puis cliquez sur Sauvegarder.
4. Utilisez Note importante pour afficher un avertissement visible en haut du dossier lorsque l'équipe doit garder une information en tête.

Aperçu présente les informations du client et permet de les modifier, d'imprimer le dossier, d'ajouter une note importante, d'archiver le client ou de lancer une fusion.

Rendez-vous liste l'historique des rendez-vous avec la date, le service, le praticien, la salle, le statut et le motif lorsqu'un rendez-vous est annulé.

Notes regroupe les notes cliniques, les brouillons, les notes finalisées, le mémo et la gestion des accès aux notes selon vos droits.

Factures affiche les factures du client, leur statut, les montants et les soldes à régler.

Documents sert à consulter les réponses au formulaire d'admission, téléverser des fichiers, les visualiser, les télécharger ou les retirer du dossier.

Consentement conserve l'état du consentement et son historique.

Assiduité présente les statistiques de présence lorsque l'onglet est disponible pour votre rôle.

Logs apparaît aux administrateurs pour suivre certains événements sensibles.

L'archivage rend le dossier inactif et le retire de la liste des clients actifs, sans supprimer son historique. Le dossier peut être réactivé plus tard par une personne autorisée.

1. Ouvrez le dossier à archiver.
2. Cliquez sur Archiver dans l'en-tête du dossier.
3. Confirmez l'action dans la fenêtre de confirmation.
4. Pour remettre le dossier en service, ouvrez le dossier archivé puis cliquez sur Activer.

La fusion sert à corriger un doublon. Elle se lance depuis le dossier à conserver : les rendez-vous, notes, documents, factures et autres données du dossier doublon sont déplacés vers ce dossier. L'action est irréversible.

1. Ouvrez le dossier qui doit rester actif.
2. Dans l'onglet Aperçu, cliquez sur Fusionner.
3. Recherchez le dossier en double, puis sélectionnez-le dans les résultats.
4. Vérifiez l'aperçu de fusion, choisissez les valeurs à conserver champ par champ, puis relisez les données qui seront déplacées.
5. Tapez le nom demandé pour confirmer, puis cliquez sur Fusionner.